索 引 号 798230648/2015-00049 主题分类 综合政务/档案/档案管理
发布机构 郑州市上街区国土资源局 关 键 词 档案管理
文    号 成文日期 2015-01-05 发布日期 2015-01-05
体    裁 生效日期 废止日期
关于印发《郑州市上街区国土资源局档案管理制度》的通知

郑州市上街区国土资源局关于印发《郑州市上街区国土资源局档案管理制度》的通知

 

各科、室,局属各单位:

为提高我局档案管理工作水平,充分发挥国土资源档案作用,经局党组研究,制定《郑州市上街区国土资源局档案管理制度》,现印发给你们,请认真遵照执行。

附件:《郑州市上街区国土资源局档案管理制度》

 

                                  2015年1月4日        

附 件

郑州市上街区国土资源局

档案管理制度

 

第一章 总则

第一条 为促进局档案资料合理利用和安全保管,进一步规范档案管理,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《河南省档案管理条例》等有关规定,结合我局实际,制订本制度。

第二条 本制度所称的档案是指本局各部门在工作活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录,主要包括:文书档案、人事财务档案、业务档案、声像档案等。

第三条 我局档案工作实行集中统一管理的原则。

第二章 档案管理职责

第四条 局档案室负责保管本局各部门移交的全部档案。根据相关规定和要求,制定分类大纲,填写档案编号,有序分类摆放,并提供档案的查询利用服务。

第五条 局档案室档案专业技术人员负责指导、督促各部门做好档案的收集、整理、安全保管与移交工作。 

第六条 档案管理人员要认真履行职责,执行档案管理工作规章制度,严守党和国家秘密。  

 

第三章 归档范围及分类

第七条 归档范围

(一)文书档案:包括局印发文件及收文、国土资源政策法规宣传培训等文书资料。

(二)人事财务档案:包括人事档案及财务档案。

(三)耕地保护档案:包括耕地保护、耕地占补平衡等资料。

(四)规划用地档案:包括建设用地报批、土地利用总体规划、国土资源专项规划、建设用地预审等资料。

(五)土地利用档案:包括国有建设用地出让、国有建设用地划拨、地价管理、土地利用计划、节约集约用地评价、批供后管理等。

(六)地籍管理档案:包括土地调查、土地登记等地籍档案。

(七)测绘管理档案:包括基础资料管理、测绘资质管理、地图市场管理等所形成的档案。

(八)地质环境管理类:包括地质灾害防治、评估等地质环境管理及保护工作中形成的档案。

(九)执法监察档案:包括在土地执法监察工作中所形成的档案。包括案卷处理、来信来访处理等。

(十)信访法制档案:包括群众来信来访、上级交办件、党务、政务公开及行政案件结果。

(十一)设备档案:包括我局各类主要办公设备、仪器等随机图表资料。

(十二)声像档案:包括我局在日常工作中形成的具有保存价值的照片、录音、录像、光盘、影碟等资料。

(十三)实物档案:包括我局在各项工作中所取得各类荣誉(锦旗、奖牌、奖杯)、书画、印章等。

第八条 我局档案共分为十三大类,档案归档时注明类别。即:A、文书类;B、人事财务类;C、耕地保护类;D、规划用地类;E、土地利用类;F、地籍管理类;G、测绘管理(图纸)类;H、地质环境管理类;I、执法监察类;J、信访法制类;K、设备类;L、声像类;M、实物类。

第四章 档案的整理归档、移交

第九条 凡反映我局职能活动历史面貌,具有保存利用价值的各种文件材料(包括设备、声像、实物),均应进行整理、归档。

第十条 实行文件材料由各部门收集、归类整理,定期移交局档案室的归档制度。各部门兼职档案人员负责本部门的档案工作,并将收集齐全完整、整理规范的档案在7个工作日内移交局档案室。

第十一条 整理归档要求

(一)归档的文件材料必须收集齐全完整。归档文件材料要准确反映我局各项工作活动的真实内容和历史过程。必须保持文件之间的历史联系和自然形成规律,严格区分保存价值。案卷整理、编目要符合有关标准要求。

(二)各部门要严格执行平时整理归档制度,对办理完毕的文件材料及时收集、整理,做到随办随归。

第十二条 各类档案的整理

(一)文书档案:由局办公室人员负责整理归档文件,将本局所形成的全部文件材料及外来收文,进行鉴定、整理,并在文件形成的下一年前移交局档案室。

(二)人事财务档案:由人事财务科人员负责整理归档,移交局档案室。

(三)专业档案:包括耕地保护、规划用地、土地利用、地籍管理、测绘管理、地质环境管理、执法监察、信访法制等各项专业性工作所形成的文件材料。各类专业档案由各主办部门负责收集归档,根据分类大纲及类目,进行整理、编目,移交局档案室。

(四)设备、声像、实物档案:按载体分类整理,由相关人员负责归档后,移交局档案室。照片、录像带、录音带和实物要有文字说明,包括时间、地点、人物及职务(职称)、内容、背景、摄录者、授予者。录像带要有解说词。      

第十三条 各部门向局档案室移交档案材料时,要提供移交档案详细明细,档案管理员对照明细逐册登记入库,对不符合移交规定的案卷不予接收,移交时填写移交表,移交双方签字,各存一份。

第五章 档案保管、利用

第十四条 各部门在工作中形成的档案,交由局档案室集中统一管理(人事档案由科室负责管理)。各部门可按规定办理借阅。

第十五条 局内部人员如需借阅本部门档案,需做好借阅登记。注明借阅人、借阅档案名称、类别、借阅时间,并由借阅人履行签批手续,由相关部门负责人签字批准后,在档案管理人员陪同下在档案室查阅,看过后当即归还;局内部人员如需借阅本部门之外档案,则由借阅人履行签批手续,由相关部门负责人及分管领导签字批准后,在档案管理人员陪同下在档案室查阅,看过后当即归还。

第十六条 如需复印或抄录档案内容,则由借阅人履行签批手续,由相关部门负责人及分管领导签字批准后,在档案室复印或抄录,复印件及抄录内容可带出档案室。

第十七条 如需将档案带出档案室查阅,则由借阅人注明借阅档案内容、借阅天数,并经相关部门负责人及分管领导签字批准同意后带出档案室,并在规定时间内归还档案室。如超期仍需用档案的,注明续借天数,最多续借一次,到期归还,归还时写清归还时间,到期未还则追究借阅人责任。

第十八条 外单位人员查阅档案,须凭正式介绍信或证件,经相关部门负责人及分管领导签字批准同意后在档案室查阅档案,如需复印、抄录、或带出档案室查阅的,参照第十七、十八条规定履行相关签批手续。

第十九条 查阅密级档案,须经相关部门负责人审核,分管领导审批后,履行借阅登记手续,方可查阅。查阅人员不得摘抄、复印、拍照密级档案资料,严防泄密。密级档案原件不得外借、外带,特殊情况确需外借、外带,经局长批准后方可办理。

第二十条 档案利用者必须爱护档案,不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注和转借,利用完毕应及时归还。  

第二十一条 专职档案员对归还的档案要当面查清,如因借阅发生密级档案遗失或泄密,有损坏、涂改或丢失,应及时报告,追究当事人和相关人员的责任。

第二十二条 局档案室对档案的进出、保管、利用进行登记统计,认真填写统计表,并按规定向档案主管部门报送档案工作基本情况。

第二十三条 定期对超过保管期限的档案进行鉴定,确无保存价值的,由相关部门提出处理意见,编制销毁档案清册,经分管领导审核、局长批准后予以销毁。

第六章 档案室管理

第二十四条 档案室内严禁烟火,严禁在档案室抽烟、使用明火,严禁携带可燃危险物品。

第二十五条 严禁非档案管理人员,非相关工作人员进入档案室。如遇电脑维修、灯具维修等事项,外来人员需要进入档案室的,要由档案管理人员陪同,并做好外来人员进入档案室的情况记录。

第二十六条 档案室钥匙要由专人保管,钥匙不得带出单位,工作日内每天下班前要做好保管。如档案管理人员外出,则需经领导批准后移交给同事保管、使用。

第二十七条 对档案室“八防”(防火、防虫、防霉、防光、防尘、防潮、防高温、防盗)工作进行定期检查,发现问题及时报告、处理。

第七章 附  则

第二十八条 局属各单位档案管理工作参照本制度执行。

第二十九条 本制度自印发之日起执行。